Orientações para abertura de Processo Administrativo Eletrônico
A Divisão de Arquivo e Protocolo informa que a partir de 01/12/2020 todos os processos administrativos e seus respectivos documentos cadastrados no módulo Protocolo do SIPAC tramitarão exclusivamente na forma eletrônica, ressalvada as hipóteses do artigo 5º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.
A abertura do Processo Administrativo Eletrônico pelas unidades protocolizadoras, ocorrerá de duas maneiras: Correio Eletrônico e Presencialmente.
· Correio eletrônico
O usuário (servidor, estudante, comunidade externa) envia toda documentação útil para a abertura do processo administrativo para a unidade protocolizadora. Caso a documentação seja enviada para a Divisão de Arquivo e Protocolo, o endereço eletrônico é: (protocolo@ufersa.edu.br).
No escopo do e-mail, obrigatoriamente, o interessado deverá informar o nome completo, CPF/CNPJ e a unidade de destino. A DIAP procederá no máximo de 01 dia útil (após recebimento) a abertura do processo, salvo problemas técnicos e encaminhará à unidade destino o(s) processo(s) via SIPAC.
Os documentos enviados por esse formato possuem valor de cópia simples. Havendo solicitação de confirmação de recebimento, esta deverá ser feita por meio do e-mail institucional pelo responsável do recebimento da documentação.
· Presencialmente (Verificar horário de funcionamento das unidades protocolizadoras e atender as normas de segurança em face da pandemia)
Com a entrega pelo interessado da documentação em meio físico, deve ser imediatamente digitalizada, em formato PDF, devolvendo-se os originais e/ou mídias removíveis ao interessado, e anexada ao SIPAC, tão logo quanto possível. Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples, terão valor de cópia simples.
Observação 01: A documentação deverá ser em formato PDF, em um único arquivo (formato único), com limite máximo de 25 Megabytes (MB). Caso o arquivo ultrapasse, será necessário que o restante da documentação seja enviado em outro arquivo, respeitando o limite máximo estabelecido.
Observação 02: A primeira página do arquivo (documentação), obrigatoriamente, deverá ser o Requerimento ou documento similar. A data da solicitação não poderá ser posterior a data do dia de entrega/envio da documentação.
Observação 03: Os documentos que estiverem em desacordo com essas orientações serão restituídos, via e-mail, ao interessado, até mesmo os arquivos ilegíveis.
Observação 04: É de responsabilidade do usuário certificar-se junto à unidade de destino quanto à documentação necessária para abertura do processo.
Observação 05: A documentação será analisada conforme ordem cronológica dos documentos digitalizados.
Observação 06: O teor e a integridade dos documentos enviados são de responsabilidade do usuário, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.
Observação 07: A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir.
Manual de Procedimentos de Protocolo
Exemplo de processo recebido:
Matrícula em TCC sem ter cursado Projeto de TCC: Aqueles que desejarem se formar no semestre atual e não tenham solicitado no semestre passado a matrícula em Projeto de TCC, poderão solicitar a quebra de pré-requisito deste componente.
Para isso o discente precisa:
1 – Abrir um processo no setor de protocolo (protocolo@ufersa.edu.br ) direcionado à Coordenação do Curso de C&T;
2 – Escrever no Requerimento Geral(corrigido)a justificativa para a solicitação (APENAS ALUNOS FORMANDOS PODEM SOLICITAR QUEBRA);
3 – Anexar ao processo (único arquivo em PDF): o seu Histórico Escolar retirado do SIGAA (para comprovar que é formando) + Solicitação de matrícula em Projeto de TCC + Solicitação de matrícula em TCC ( Solicitação) –> Não precisa do projeto finalizado, apenas a página de solicitação.